银川档案整理公司提供对企业相关档案进行收集、整理、保管、识别、统计以及提供和利用档案的服务。包括文件收集、文件整理、文件价值评估、文件存储、文件编目和文件检索、文件统计、文件编辑和研究、文件提供和利用。

一、文件集合

　　档案结案移交归档时，按照以下原则进行收集：

　　检查文档的文本和附件是否完整。如有不足，应立即追查分类。文件的处理程序是否完整，如有遗漏，应退回经办部门更换。与案件无关的文件或者不宜与案件一起归档的文件，应当立即退回办案部门。

二、文件整理

　　1.中文直写文件以右方装订为标准，中文横写与外文文件则以左方装订为标准。

　　2.右边装订的文件及其附件应与右上角对齐，左边装订的文件应与左上角对齐。

　　3.如果文件起皱、损坏或不均匀，应进行纠正、切割和折叠，使其均匀。

　　4.应该是三孔接线(便于拆卸和复制)。

三、文件分类

　　1.档案分类应根据案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先按部门划分，再根据案件性质划分为几大类，再依次划分为同一类中的几个子类。

　　2.文件分类要实用。如果情况较多，当前款第三级不够时，可以在第三级后增加第四级“罚款类”。如果情况不多，只能用“系”“大班”或“小班”。

　　3.同一“小类”(或小类)的案例，原则上应装订在一个文件夹中。如果案例多，一个文件夹不够，评分会超过两个文件夹进行绑定，在小班(或小班)后面加“卷次”数，以供参考。

　　4.每个文件夹封面内页设置“目录”，归档时按顺序编号登记箱号，原则是每个箱一个“目录”号。

　　5.文件编号表示如下：A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2，A1A2为经办部门代码，B1B2是大类号，C1C2是小类号。D1是文件卷，E1E2是文件条目。

　　6.有些还可以基于时间，如外部文件、公司内部文件、财务信息、工商变更信息、章程变更信息

四、文件名和编号

　　1.各级档案分类应赋予名称，名称应简明扼要，以充分表达档案内容的性质为原则，并具有一定的类别，不应含糊。

　　2.各级分类、卷册和目录的编号用十进制阿拉伯数表示；位数的使用取决于病例数和增长情况。

　　3.各级文件分类的名称确定后，应编制“文件分类编号表”，即各级分类的所有名称及其代表编号应按一定顺序编号，以供参考。

       4.各级档案分类号应预留一定数量的缺口，以备今后机构扩充或业务增加时，随时补充。

　　5.各级文件分类名称及其代表号一经确定，不得随意修改。如有必要修改，应事先仔细讨论，并编制新旧文件分类号对照表，以免混淆。

五、文件编号的编制

　　1.如果案件是新案件，应编制"档案分类编号表"，查明案件所属类别及其卷号，按内容顺序编制档案编号。

　　2.如果案件可以归属于前一个案件，则应识别前一个案件的案卷号，并用相同的编号列出。

　　3.文件编号是基于一种情况下的1号原则。如果一个案件叙述了几件事，或者一个案件属于多个类别，那么首先要确定主类别，并编制案卷号。

　　4.文件编号应该从左到右列出。对于右边绑定的案例，案例首页左上角要填写档案号；左上角填充左边的绑定。

六、归档和文件清理

　　1.归档文件应按照内容编号的顺序，以活页方式装订在相关类别的文件夹中，内容编号应根据实际需要用“见纸”表示，以便阅读。

　　2.文件夹的背面应标明文件夹中所含案例的分类编号和名称，以便于文件检索。

七、贮存寿命

　　文件的保存期限，除政府有关法令或企业其他规定外，按下列规定办理：

　　1.长久保存： (一)章程；(二)股东名册；(三)组织章程和细则；(四)董事会和股东大会记录；(五)财务报表；(六)政府机构批准文件；(七)房地产权属证明和其他债权证明；(8)工程设计图纸；(九)经批准长久保存的其他文件。

　　2.保存10年：(1)预决算；(二)会计凭证；(3)商业计划书信息；(四)其他经批准保存10年的文件。

　　3.5年保存：(1)合同到期或取消；(2)批准5年的其他文件。

　　4.一年保存：结案后无需长期保存。

　　5.规章制度由规章制度管理部门长久保存，由使用部门按有效期保存。

八、文件清理

　　1.档案管理人员应随时擦拭档案架，保持档案整洁，防止虫蛀。每年每年更换时，应按规定进行清理。保存期满的，可以销毁。销毁前应做好记录，并报总经理批准。如有必要，应将其报告给官署，主管部门，并在目录的注释栏中注明销毁日期。

　　2.如果部分超过保管期限的文件经批准具有保存参考价值，档案主管人员应在留存的文件上注明“收(发)文登记录”第五联.

九、电子文件

　　企业管理扫描所有数据，做成电子文档。存档目录与纸张一致，易于查找。而且不用纸也能工作，结合OA软件快捷方便。