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档案整理的基本类型和实际工作的意义

2021-01-15

  档案整理类型:

  ①系统排列和编目:在正常的条件下,档案室收到公文单位和各个部门依照归档标准立下的案宗,档案室收到各部门依照入馆标准整理移送的案宗。档案室和档案室的整理任务,主要是检查案宗品质,制订馆(室)内分类排列方案,做好案宗和全宗的系统排列和案卷目录的加工。

  ②部分调整:对已收到但不符合整理标准的案宗,做好必要的部分加工整理;对因为遭受损失、消毁与移出等多种原因导致整理体系出现重大变化的档案资料,做好新的专业化调整。

  ③全过程整理:对需要收到和征集的零碎档案资料,做好包括整理工作所有内容的专业化和编目。

  档案整理标准保持文件之间的历史关联,方便存放运用。文件之间的历史关联指的是文件在产生和操作过程中生成的内部的关系,具体表现在文件的来源、时间、内容和形式等层面的关联。维系文件之间的历史关联有时可选用不同的方式,在甄选时应以便于于档案保管和运用为其最高标准,并使二者统一起来。

档案整理

  档案整理工作的意义:

  (一〕整理工作是档案管理工作的起始点

  档案整理工作是档案管理工作其它环节的主要基础,没有起始点其它环节就不复存在。档案管理工作的对象是档案资料,要是没有档案资料也就不会有档案管理工作。档案整理的完整程度,直接影响档案管理工作其它环节,尤其是直接影响到社会多方面面对档案资料的有效运用。

  (二)整理工作是档案室(室)贯彻集中统一、分类管理原则的主要措施

  档案资料是党和政府的精神财富,对国家规定应当归档的多种门类和媒介的档案资料,各单位不可分散储存,任何个人更不可以占为己有。只有利用切实有效的档案收集工作,才可以把档案资料集中到各部门档案室和各级各类档案室,生成统一的档案资料数据存放基地,实施集中统一、分级分专业科学管理。

  (三)整理工作是决定档案管理工作存在和发展的主要条件

  档案资料数量的多少决定档案管理工作规模的高低,档案资料的品质高低决定档案管理工作的水平高低。档案室(室)所管理的档案资料是靠收集工作获得的,只有收集工作做好了,才可以有效地开展整理、鉴别、存放、编研等工作,档案管理工作才可以存在并得到发展。


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